Cómo conseguir realizar tus metas (III)

Terminamos con el enfoque horizontal:

Revisar

Cada lista de las que hemos hablado tiene una frecuencia de revisión diferente. Las listas más urgentes son el Calendario y Siguientes Acciones. Lo recomendable es que revises tus lisas una vez a la semana. Un buen momento es hacia el final de la semana, los viernes por la tarde (un buen momento para revisar tus listas laborales) o los domingos por la tarde (coincidiendo con el cierre de la semana, es un buen momento para hacer una revisión de todo).

Lo más importante de todo es establecer un sistema del cual tu cerebro se fíe y delegue en él, de otra manera no lograrás deshacerte de ese estrés acumulado. Ello implica revisar tu sistema periódicamente para mantenerlo al día y que de este modo te puedas fiar de él.

Pero no sólo esto: el sistema debe ser tal que te ayude a ver todas tus posibles acciones a realizar cuando lo necesitas. Por ello tu sistema no debe basarse únicamente en algo como Evernote; imagina que tienes que recordar llevar mañana algo al trabajo; lo más natural es ponerlo junto a las llaves para que no se te olvide, ¿no? ¡Eso es un sistema fiable! Otro ejemplo: imagina que tienes que llamar al taller para preguntarles si tu coche está listo; ¡un buen método sería poner junto al teléfono la tarjeta del taller!

Un último ejemplo: cada vez que leo un libro siempre tengo al lado boli y un cuaderno para resumir las ideas más importantes. Fruto de ello son estos artículos, que además me sirven a mí para recordar los libros… pues bien: dada la gran acogida que están teniendo estos artículos me he querido esmerar en hacerlos bien, y he anotado cosas al margen de mis propias notas expresamente para los posts. ¿No es mejor esto que anotar en un sitio aparte lo que quiero decir en cada artículo?

Como ves, muchos de estos sofisticados sistemas no son más que sencillos consejos que muchas veces realizamos de forma casi intuitiva. Y es que, como suele ocurrir, lo más sencillo es lo mejor.

Realizar

– ¿Cómo decidir entre la larga lista de cosas para hacer la siguiente?

Por intuición…

Parece que con esto no decimos nada, pero si has realizado correctamente las fases anteriores, sabrás tomar la decisión adecuada. No obstante vamos a ver algunos modelos que te ayudarán a decidir, por si con todo y con eso no lo tienes claro.

El modelo de los cuatro criterios para elegir acciones en el momento

Este modelo te ayudará a decidir qué hacer en cada instante atendiendo a qué es más apropiado, qué tiene más probabilidad de éxito en el momento actual. Siguiendo este orden de prioridad:

  1. Contexto: ¿Tienes las herramientas adecuadas y estás en el lugar preciso para realizar la tarea?
  2. Tiempo disponible: ¿Cuándo tendrás que emprender la acción siguiente? (Fíjate en que la pregunta NO es: ¿Cuánto tiempo te llevará realizar la acción? ¡sino que pensamos en el momento en que la siguiente acción requerirá tu atención inmediata! De este modo no gestionamos TIEMPO, gestionamos ACCIONES, como hablábamos hace un par de posts)
  3. Energía disponible: ¿Tienes la frescura necesaria para hacerlo?
  4. Prioridad: ¿Qué es más importante? Aquí, amigo, usa tu intuición🙂.

Evalúa tu lista de siguientes acciones atendiendo a estos cuatro criterios, en el orden especificado. Fíjate que si no estás en el contexto adecuado no puedes plantearte siquiera lo demás. Finalmente, ten en cuenta que la prioridad “real” de la tarea queda en último término.

Este modelo es el que más me gusta de todos, porque realmente ayuda a decidir entre unas u otras tareas, y considero que tiene bastante sentido común.

El modelo tríptico para evaluar el trabajo diario

Este modelo trata de enfocar cómo realizar la lista de acciones diarias. Según tal modelo, hay tres opciones:

  • Hacer trabajo predefinido: Estás usando tu lista de Siguientes Acciones.
  • Hacer el trabajo según llega: Imprevistos que se cuelan en tu lista.
  • Definir tu trabajo: Trabajas en limpiar y actualizar tus listas.

En todo momento te encuentras en alguno de estos modos: bien estás trabajando, o bien atendiendo a imprevistos o bien estás planificando con qué vas a seguir, revisando, organizando y procesando.

Con los imprevistos puedes hacer lo mismo que con cualquier otra acción: hacer, posponer o delegar.

Modelo de los seis niveles para revisar tu propio trabajo

Este modelo se encarga realmente de valorar la prioridad de las tareas. Según él, existen 6 niveles de prioridad, pero para ello necesitas tener claro en qué consisten tus proyectos:

  1. Vitales
  2. Visión a 3-5 años
  3. Visión a 1-2 años
  4. Áreas de responsabilidad.
  5. Proyectos actuales.
  6. Acciones actuales.

Estos niveles deben entenderse como niveles de perspectiva, no de prioridad necesariamente. Me explico: el nivel 6 es el nivel más concreto, menos abstracto, más inmediato y más factible. Es un nivel que permite acciones concretas e inmediatas por un lado pero que por otro no reportan un gran beneficio.

Por el contrario, los niveles superiores son los menos urgentes, más abstractos y definidos a un nivel de detalle menor, pero que tienen un beneficio mayor a largo plazo.

Fíjate en que ninguno de estos niveles es necesariamente más importante que el resto; todo depende de la perspectiva: la altura a la que se encuentre el objetivo.

Es importante que sepas clasificar cada acción y cada proyecto en alguna de estas categorías, para tener perfectamente claro en qué visión estás, tener claro qué esperas conseguir con dicha tarea, y de ese modo encontrar su valor real. Esto permitirá dar la prioridad adecuada a tus proyectos, porque te hará reflexionar en su importancia real, y no en la urgencia ficticia que solemos imponernos para realizar o posponer dichas acciones.

Resumiendo…

El enfoque horizontal se basa en que, dada una bandeja de entrada de tareas que hemos recolectado previamente, procesar o clasificar qué hacer en menos de 2 minutos y realizarlo, en riguroso orden de entrada, y el resto organizarlo en siguientes acciones, proyectos futuros (el libro desglosa esto más en material de referencia), para algún día o bien delegar en otra persona y anotar en una lista de “En espera”. Como véis: hacer, posponer o delegar. Este sistema requiere una continua revisión de las listas para mantenerlas actualizadas y que nuestro cerebro se fíe de dicho sistema. Finalmente, en algún momento realizamos cada elemento de cada lista, eligiendo la acción más adecuada en el momento adecuado, teniendo en cuenta su perspectiva. Todo esto hace que siempre estemos trabajando, delegando o atendiendo los imprevistos que se cuelan en nuestra bandeja de entrada y que requieren (o no, es importante evaluar minuciosamente esto) atención inmediata.

En el siguiente y último artículo veremos enteramente el enfoque vertical, y algunos consejos finales.


Fuente:
David Allen, Getting Things Done

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