Cómo conseguir realizar tus metas (II)

En el último artículo terminaba señalando que existen 2 enfoques para encarar nuestros proyectos: uno vertical y uno horizontal. Veamos rápidamente a qué se refiere cada uno, y empecemos a desglosarlos en detalle:

  • El enfoque horizontal consiste en que dada una lista de proyectos, cómo organizarlos y afrontarlos para ir avanzando con ellos, cómo decidir cuáles tienen una mayor prioridad, cuáles desechar, cuáles delegar, etc.
  • El enfoque vertical consiste en que dado un proyecto en concreto, definir cuál es el objetivo, cómo decidir la siguiente acción a realizar de manera que nos acerquemos a dicho objetivo y en definitiva cómo llevar a cabo dicho proyecto con éxito.

Empezaremos por el enfoque horizontal, porque es más general y nos permite empezar a trabajar en conseguir ser más eficientes. Posteriormente veremos el enfoque vertical, que va más al detalle concreto y presupondrá que tenemos establecidos ciertos artefactos que iré describiendo durante la exposición.

Sin embargo, veremos que ambos enfoques en realidad se solapan, dado que cada vez que seleccionamos un proyecto de nuestra lista (enfoque horizontal) tenemos que decidir el siguiente paso a realizar con él (enfoque vertical).

El enfoque horizontal

Para encarar una lista de proyectos, identificaremos las siguientes fases:

  1. Recolectar cosas que llaman nuestra atención.
  2. Procesar lo que significan y qué hacer con ellas.
  3. Organizar los resultados.
  4. Revisar los resultados como opciones.
  5. Realizar las opciones seleccionadas.

Recolectar

Empieza por recolectar todas aquellas cosas incompletas que hay en tu vida.Todo aquello que está en progreso, o que simplemente no está como debiera. Utiliza un mecanismo para almacenarlas y sacarlas de tu cabeza. Cualquier mecanismo que nos permita listar elementos sirve; por tanto nos vale desde una servilleta y un lápiz a Microsoft Project, pero lo más recomendable es algo lo más sencillo posible. En mi caso, utilizo Evernote.

Tómate tu tiempo para recolectar todo aquello que está fuera de lugar en tu vida. Que no ocurra que cuando estemos en fases más avanzadas nos demos cuenta de algo que nos hemos olvidado. Date una vuelta por casa, por la oficina, el coche, el chalet de Marbella, los terrenos recalificados en la sierra… todo. Dedica entre 1 y 6 horas a buscar cosas que no están como te gustaría que estuvieran.

El objetivo es tener una percepción lo más realista posible de todo el trabajo por hacer. Esto es muy bueno, porque una vez tengamos esa lista podremos estimar y organizar.

Procesar

Tras haber recolectado todo aquello que no está en orden en tu vida, habrás conseguido:

  • Deshacerte de lo que no necesitas: es perfectamente razonable deshechar todo aquello que, honestamente, no vas a realizar nunca.
  • Completar todas las acciones que llevaban menos de 2 minutos realizar: es posible que, sobre la marcha, hayas realizado algunas acciones.
  • Delegar en otros todo lo que puedas: es habitual que algunas de esas cosas impliquen a tus hijos, pareja, empleados, etc.
  • Ordenar y organizar todo lo que hay que hacer en un sistema de recordatorios (de momento nos sirve una lista, a la que denominaremos “Bandeja de Entrada”).
  • Identificar los proyectos más grandes que tienes por delante.

Ahora es el momento de procesar todo esto. Vamos a centrarnos en todo aquello que nos puede llevar a realizar una acción inmediata. 3 reglas fundamentales:

  1. Procesa en primer lugar el primer elemento de la lista.
  2. Procesa SÓLO un elemento cada vez.
  3. Nunca vuelvas a poner en la lista algo que ya estaba antes.

Es muy importante señalar que procesar no significa necesariamente realizar una acción y finalizarla, sino que significa realizar una acción que nos permita dar un paso adelante en el proyecto. No se trata de hacer, sino de decidir qué hacer. Pensar en qué acción más inmediata llevar a cabo y realizarla.

Veámoslo con un ejemplo cotidiano: si tengo que llevar el coche al taller, la acción inmediata más rápida es primero decidir a qué taller lo voy a llevar, luego buscar el número, luego llamar para comprobar disponibilidad y finalmente llevarlo. Llevar el coche al taller no es, necesariamente, llevar efectivamente el coche al taller; ¡eso es todo un proyecto! Quizá en este momento no podemos hacer todo eso, o no tenemos tiempo, pero eso no significa que todo el proyecto vaya a quedarse sin hacer; ¡quizá sí tengamos 2 minutos para pensar a qué taller llevarlo y buscar su número de teléfono! Eso es un progreso: una pequeña acción rápida que nos lleva un paso adelante.

Si rompes la regla 1, verás que hay proyectos en la lista que nunca se procesan. Otra cosa es que ocasionalmente saltes la prioridad de algunos ítems porque requieren una acción inmediata, pero eso no es procesamiento, es emergencia.

Intenta procesar en cola FIFO: añade por detrás y procesa por delante. Así evitarás que algunos elementos se queden demasiado tiempo sin procesar.

¿Y si el siguiente ítem no requiere o no se puede realizar una acción inmediata con él? Entonces: o es basura (deshéchalo), o es un elemento a incubar (añádelo a una lista de “Para algún día”).

Para procesar acciones tienes tres posibilidades, apréndetelas:

  • Haz la acción por tí mismo.
  • Delégala en otra persona más apropiada. Añadela a una lista de “En espera”, junto con el nombre de la persona en quien delegas.
  • Posponla, en una lista de “Siguientes acciones”.

Importante: una vez procesada una acción de un proyecto, ésta no puede volver a nuestra Bandeja de Entrada.

Organizar

Define relaciones naturales: ¿Qué cosas deben ocurrir para obtener el resultado final? ¿En qué orden? ¿Cuál es el elemento más importante para asegurar el éxito?

Lo más común que nos suele ocurrir es que enfocamos los proyectos de una forma “antinatural”: se nos presenta un proyecto y nos estrujamos los sesos buscando cómo hacerlo, y nos ponemos a la faena. En lugar de pensar en la secuencia consecutiva de pasos que nos lleva, efectivamente a la consecución de dicho proyecto.

El cerebro tiene la curiosa forma de trabajar de que és más fácil para nosotros entrever la consecución de un proyecto si nos “vemos” a nosotros mismos haciéndolo. Si no sabemos cómo encarar algo, cómo seguir o cuál es la meta, estamos perdidos. Piensa en cómo organizarías una fiesta, cómo montarías un armario o cómo organizarías tus vacaciones. Te darás cuenta de que en cada paso que compone cada uno de esos “planes” te ves a tí mismo hacíendolos. Haz lo mismo con todo.

Ya hemos hablado de una lista de “Para algún día”, otra de “En Espera” y de otra de “Siguientes acciones”. Aquí nos serviremos también de un Calendario. Añade al Calendario todo aquello que tenga que estar obligatoriamente en una fecha determinada. Este artefacto será el más importante de todos. No ensucies tu calendario con cosas que te gustaría que estuvieran para determinado día. Si no es obligatorio, no debe estar ahí.

Excepción: Puedes utilizar tu calendario para añadir notas periódicas como recordatorio de tus “Para algún día”, como: ¿Has terminado ya el libro de Robert C. Martin? ¿Has comprado las piezas del nuevo mueble?

Y hasta aquí por hoy, en el siguiente artículo veremos en qué consiste revisar y realizar. Nos leemos.


Fuente:
David Allen, Getting Things Done

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