Cómo conseguir realizar tus metas (IV y final)

El enfoque vertical

Como hace bastante que presentamos este enfoque y todavía no habíamos vuelto a ello, vamos a recordar brevemente en qué consistía el enfoque vertical: se trata de cómo enfocar un proyecto dado, desde su concepción a su culminación.

El enfoque vertical consiste en cómo mantener un proyecto bajo control, identificar una solución o asegurar que se han determinado todos los pasos correctos. ¿Y cómo lograrlo? Pues como suele ocurrir… de la forma más natural, que curiosamente es la menos frecuente.

Nuestro cerebro funciona de la siguiente forma:

  1. Define propósito y principios: primero el qué y el porqué.
  2. Visualiza el resultado: ¿a dónde pretendes llegar?
  3. Brainstorming: Ahora piensa en qué cosas tienen que suceder para llegar a tu meta.
  4. Organiza: De lo que has pensado, ¿qué sirve y qué no?
  5. Identifica las siguientes acciones: de lo que sirve, ¿en qué orden?

Mejor que ponerte directamente a hacer, piensa primero qué hacer y cómo lo vas a hacer. ¿Cómo organizarías una fiesta? Si te gusta la cocina, ¿cómo prepararías tu receta favorita? La clave está en definir el objetivo, visualizar el resultado, verte a tí mismo realizando el proyecto, porque así es más sencillo decidir cuáles son los pasos que te llevarán al éxito y qué descartar.

Lo más importante es empezar bien desde el principio: definir el qué y el porqué: define en qué consiste el éxito del proyecto, clarifica el objetivo, crea criterios de decisión. Si estás trabajando en equipo entonces motiva, y expande opciones. Para esto último es muy útil el brainstorming.

Lo mejor para tener una buena idea es tener muchas ideas, y nada hay más peligroso que una idea cuando es la única que tenemos.

Cuando utilices brainstorming, ten en cuenta lo siguiente:

  • No juzgues, retes, evalúes o critiques.
  • Busca cantidad, no calidad.
  • Deja el análisis y la organización para otro momento.

La importancia de la carga cognitiva

Un detalle muy importante cuando estés trabajando en tus proyectos es utilizar carga cognitiva. Esto es: utiliza algo físico que te agarre a la idea y que no permita que te desconcentres. Cuando estás pensando en un proyecto, el cerebro tiende a desconcentrarse a los 60 segundos. Es por ello que jugamos con una pelota, paseamos por la habitación, pintamos en un papel… todos ellos son signos para indicar a nuestro cerebro que se mantenga trabajando en ello y no se desvíe. Intenta pensar en algo cruzado de brazos, sentado quieto y mirando al techo; verás que te costará bastante más concentrarte y no cambiar a otra cosa.

Un consejo: utiliza boli y papel para escribir todo lo que se te ocurra. No importa que sean palabra sueltas, esquemas, flechas, tachones, dibujos… lo importante es tener un ancla para tu cerebro que lo mantenga trabajando en la idea. Sugiero boli y papel, pero puede ser lápiz, puede ser el ordenador o puede ser dibujar con un palo en la arena. Lo importante es utilizar carga cognitiva, algo que nos mantenga agarrados a la idea.

Organiza tus ideas

Una vez tienes todas las ideas delante de tí, identifica relaciones naturales y de estructura:

  • ¿Qué cosas deben ocurrir para obtener el resultado final?
  • ¿En qué orden?
  • ¿Cuál es el elemento más importante para asegurar el éxito?

Una vez hecho esto, decide los siguientes pasos. Defínelos hasta el más mínimo detalle, escríbelos y asegúrate de que no olvidas nada. Una pregunta: ¿quién lo va a hacer? Si no eres tú, añade las acciones pertinentes a la lista de En Espera.

Si no tienes claras las siguientes acciones, vuelve atrás, reorganiza, nuevo brainstorming, hasta que veas claros los siguientes pasos. Éstos deberían acabar surgiendo de forma natural. Tómate tu tiempo.

Algunos consejos finales

Vamos a hablar un poco del entorno de trabajo.

Lo primero es que tu entorno de trabajo no debería ser compartido, porque lo que para tí está bien para otra persona no tiene por qué ser adecuado.

Ten todo lo que necesitas al alcance de la mano. Fíjate que si compartes tu entorno de trabajo esto se complica, porque las cosas que necesitas tú probablemente no son las que necesita otro. No compartas tus herramientas: que no te ocurra que cuando vas a necesitar algo no lo encuentres donde debería estar. Esto parece muy riguroso, pero si has leído hasta aquí atentamente entenderás por qué esto es importante.

Antes de ponerte a la tarea, piensa en todas las cosas o recados que tengas pendientes y hazlos ya, antes de ponerte a trabajar. O bien planifica y calendariza claramente cuándo lo vas a hacer. Cinco minutos pueden salvarte una sesión en la que constantemente te distraes por hacer cosas pendientes más urgentes, o que aunque esas cosas no sean urgentes realmente te distraigan porque te ronden la mente en el momento menos oportuno.

 

Y esto es todo. Espero que hayáis encontrado interesante esta serie de artículos. Si os animáis a leer el libro ya sabéis dónde encontrarlo. He tratado de resaltar lo más importante, pero probablemente me haya dejado cosas y seguramente algunas cosas de las que he contado carecen de interés para otros, aunque para mí sí lo tengan. Al final lo importante es interpretar, reflexionar, juzgar y adaptar el conocimiento que recibimos a nuestras necesidades, para aplicarlos de la forma más cómoda para cada uno. Muchas gracias por los comentarios recibidos y si tenéis alguna duda más será un placer para mí atender vuestras dudas, espero saber resolverlas.


Fuente:
David Allen, Getting Things Done

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Cómo conseguir realizar tus metas (III)

Terminamos con el enfoque horizontal:

Revisar

Cada lista de las que hemos hablado tiene una frecuencia de revisión diferente. Las listas más urgentes son el Calendario y Siguientes Acciones. Lo recomendable es que revises tus lisas una vez a la semana. Un buen momento es hacia el final de la semana, los viernes por la tarde (un buen momento para revisar tus listas laborales) o los domingos por la tarde (coincidiendo con el cierre de la semana, es un buen momento para hacer una revisión de todo).

Lo más importante de todo es establecer un sistema del cual tu cerebro se fíe y delegue en él, de otra manera no lograrás deshacerte de ese estrés acumulado. Ello implica revisar tu sistema periódicamente para mantenerlo al día y que de este modo te puedas fiar de él.

Pero no sólo esto: el sistema debe ser tal que te ayude a ver todas tus posibles acciones a realizar cuando lo necesitas. Por ello tu sistema no debe basarse únicamente en algo como Evernote; imagina que tienes que recordar llevar mañana algo al trabajo; lo más natural es ponerlo junto a las llaves para que no se te olvide, ¿no? ¡Eso es un sistema fiable! Otro ejemplo: imagina que tienes que llamar al taller para preguntarles si tu coche está listo; ¡un buen método sería poner junto al teléfono la tarjeta del taller!

Un último ejemplo: cada vez que leo un libro siempre tengo al lado boli y un cuaderno para resumir las ideas más importantes. Fruto de ello son estos artículos, que además me sirven a mí para recordar los libros… pues bien: dada la gran acogida que están teniendo estos artículos me he querido esmerar en hacerlos bien, y he anotado cosas al margen de mis propias notas expresamente para los posts. ¿No es mejor esto que anotar en un sitio aparte lo que quiero decir en cada artículo?

Como ves, muchos de estos sofisticados sistemas no son más que sencillos consejos que muchas veces realizamos de forma casi intuitiva. Y es que, como suele ocurrir, lo más sencillo es lo mejor.

Realizar

– ¿Cómo decidir entre la larga lista de cosas para hacer la siguiente?

Por intuición…

Parece que con esto no decimos nada, pero si has realizado correctamente las fases anteriores, sabrás tomar la decisión adecuada. No obstante vamos a ver algunos modelos que te ayudarán a decidir, por si con todo y con eso no lo tienes claro.

El modelo de los cuatro criterios para elegir acciones en el momento

Este modelo te ayudará a decidir qué hacer en cada instante atendiendo a qué es más apropiado, qué tiene más probabilidad de éxito en el momento actual. Siguiendo este orden de prioridad:

  1. Contexto: ¿Tienes las herramientas adecuadas y estás en el lugar preciso para realizar la tarea?
  2. Tiempo disponible: ¿Cuándo tendrás que emprender la acción siguiente? (Fíjate en que la pregunta NO es: ¿Cuánto tiempo te llevará realizar la acción? ¡sino que pensamos en el momento en que la siguiente acción requerirá tu atención inmediata! De este modo no gestionamos TIEMPO, gestionamos ACCIONES, como hablábamos hace un par de posts)
  3. Energía disponible: ¿Tienes la frescura necesaria para hacerlo?
  4. Prioridad: ¿Qué es más importante? Aquí, amigo, usa tu intuición :-).

Evalúa tu lista de siguientes acciones atendiendo a estos cuatro criterios, en el orden especificado. Fíjate que si no estás en el contexto adecuado no puedes plantearte siquiera lo demás. Finalmente, ten en cuenta que la prioridad “real” de la tarea queda en último término.

Este modelo es el que más me gusta de todos, porque realmente ayuda a decidir entre unas u otras tareas, y considero que tiene bastante sentido común.

El modelo tríptico para evaluar el trabajo diario

Este modelo trata de enfocar cómo realizar la lista de acciones diarias. Según tal modelo, hay tres opciones:

  • Hacer trabajo predefinido: Estás usando tu lista de Siguientes Acciones.
  • Hacer el trabajo según llega: Imprevistos que se cuelan en tu lista.
  • Definir tu trabajo: Trabajas en limpiar y actualizar tus listas.

En todo momento te encuentras en alguno de estos modos: bien estás trabajando, o bien atendiendo a imprevistos o bien estás planificando con qué vas a seguir, revisando, organizando y procesando.

Con los imprevistos puedes hacer lo mismo que con cualquier otra acción: hacer, posponer o delegar.

Modelo de los seis niveles para revisar tu propio trabajo

Este modelo se encarga realmente de valorar la prioridad de las tareas. Según él, existen 6 niveles de prioridad, pero para ello necesitas tener claro en qué consisten tus proyectos:

  1. Vitales
  2. Visión a 3-5 años
  3. Visión a 1-2 años
  4. Áreas de responsabilidad.
  5. Proyectos actuales.
  6. Acciones actuales.

Estos niveles deben entenderse como niveles de perspectiva, no de prioridad necesariamente. Me explico: el nivel 6 es el nivel más concreto, menos abstracto, más inmediato y más factible. Es un nivel que permite acciones concretas e inmediatas por un lado pero que por otro no reportan un gran beneficio.

Por el contrario, los niveles superiores son los menos urgentes, más abstractos y definidos a un nivel de detalle menor, pero que tienen un beneficio mayor a largo plazo.

Fíjate en que ninguno de estos niveles es necesariamente más importante que el resto; todo depende de la perspectiva: la altura a la que se encuentre el objetivo.

Es importante que sepas clasificar cada acción y cada proyecto en alguna de estas categorías, para tener perfectamente claro en qué visión estás, tener claro qué esperas conseguir con dicha tarea, y de ese modo encontrar su valor real. Esto permitirá dar la prioridad adecuada a tus proyectos, porque te hará reflexionar en su importancia real, y no en la urgencia ficticia que solemos imponernos para realizar o posponer dichas acciones.

Resumiendo…

El enfoque horizontal se basa en que, dada una bandeja de entrada de tareas que hemos recolectado previamente, procesar o clasificar qué hacer en menos de 2 minutos y realizarlo, en riguroso orden de entrada, y el resto organizarlo en siguientes acciones, proyectos futuros (el libro desglosa esto más en material de referencia), para algún día o bien delegar en otra persona y anotar en una lista de “En espera”. Como véis: hacer, posponer o delegar. Este sistema requiere una continua revisión de las listas para mantenerlas actualizadas y que nuestro cerebro se fíe de dicho sistema. Finalmente, en algún momento realizamos cada elemento de cada lista, eligiendo la acción más adecuada en el momento adecuado, teniendo en cuenta su perspectiva. Todo esto hace que siempre estemos trabajando, delegando o atendiendo los imprevistos que se cuelan en nuestra bandeja de entrada y que requieren (o no, es importante evaluar minuciosamente esto) atención inmediata.

En el siguiente y último artículo veremos enteramente el enfoque vertical, y algunos consejos finales.


Fuente:
David Allen, Getting Things Done

Cómo conseguir realizar tus metas (II)

En el último artículo terminaba señalando que existen 2 enfoques para encarar nuestros proyectos: uno vertical y uno horizontal. Veamos rápidamente a qué se refiere cada uno, y empecemos a desglosarlos en detalle:

  • El enfoque horizontal consiste en que dada una lista de proyectos, cómo organizarlos y afrontarlos para ir avanzando con ellos, cómo decidir cuáles tienen una mayor prioridad, cuáles desechar, cuáles delegar, etc.
  • El enfoque vertical consiste en que dado un proyecto en concreto, definir cuál es el objetivo, cómo decidir la siguiente acción a realizar de manera que nos acerquemos a dicho objetivo y en definitiva cómo llevar a cabo dicho proyecto con éxito.

Empezaremos por el enfoque horizontal, porque es más general y nos permite empezar a trabajar en conseguir ser más eficientes. Posteriormente veremos el enfoque vertical, que va más al detalle concreto y presupondrá que tenemos establecidos ciertos artefactos que iré describiendo durante la exposición.

Sin embargo, veremos que ambos enfoques en realidad se solapan, dado que cada vez que seleccionamos un proyecto de nuestra lista (enfoque horizontal) tenemos que decidir el siguiente paso a realizar con él (enfoque vertical).

El enfoque horizontal

Para encarar una lista de proyectos, identificaremos las siguientes fases:

  1. Recolectar cosas que llaman nuestra atención.
  2. Procesar lo que significan y qué hacer con ellas.
  3. Organizar los resultados.
  4. Revisar los resultados como opciones.
  5. Realizar las opciones seleccionadas.

Recolectar

Empieza por recolectar todas aquellas cosas incompletas que hay en tu vida.Todo aquello que está en progreso, o que simplemente no está como debiera. Utiliza un mecanismo para almacenarlas y sacarlas de tu cabeza. Cualquier mecanismo que nos permita listar elementos sirve; por tanto nos vale desde una servilleta y un lápiz a Microsoft Project, pero lo más recomendable es algo lo más sencillo posible. En mi caso, utilizo Evernote.

Tómate tu tiempo para recolectar todo aquello que está fuera de lugar en tu vida. Que no ocurra que cuando estemos en fases más avanzadas nos demos cuenta de algo que nos hemos olvidado. Date una vuelta por casa, por la oficina, el coche, el chalet de Marbella, los terrenos recalificados en la sierra… todo. Dedica entre 1 y 6 horas a buscar cosas que no están como te gustaría que estuvieran.

El objetivo es tener una percepción lo más realista posible de todo el trabajo por hacer. Esto es muy bueno, porque una vez tengamos esa lista podremos estimar y organizar.

Procesar

Tras haber recolectado todo aquello que no está en orden en tu vida, habrás conseguido:

  • Deshacerte de lo que no necesitas: es perfectamente razonable deshechar todo aquello que, honestamente, no vas a realizar nunca.
  • Completar todas las acciones que llevaban menos de 2 minutos realizar: es posible que, sobre la marcha, hayas realizado algunas acciones.
  • Delegar en otros todo lo que puedas: es habitual que algunas de esas cosas impliquen a tus hijos, pareja, empleados, etc.
  • Ordenar y organizar todo lo que hay que hacer en un sistema de recordatorios (de momento nos sirve una lista, a la que denominaremos “Bandeja de Entrada”).
  • Identificar los proyectos más grandes que tienes por delante.

Ahora es el momento de procesar todo esto. Vamos a centrarnos en todo aquello que nos puede llevar a realizar una acción inmediata. 3 reglas fundamentales:

  1. Procesa en primer lugar el primer elemento de la lista.
  2. Procesa SÓLO un elemento cada vez.
  3. Nunca vuelvas a poner en la lista algo que ya estaba antes.

Es muy importante señalar que procesar no significa necesariamente realizar una acción y finalizarla, sino que significa realizar una acción que nos permita dar un paso adelante en el proyecto. No se trata de hacer, sino de decidir qué hacer. Pensar en qué acción más inmediata llevar a cabo y realizarla.

Veámoslo con un ejemplo cotidiano: si tengo que llevar el coche al taller, la acción inmediata más rápida es primero decidir a qué taller lo voy a llevar, luego buscar el número, luego llamar para comprobar disponibilidad y finalmente llevarlo. Llevar el coche al taller no es, necesariamente, llevar efectivamente el coche al taller; ¡eso es todo un proyecto! Quizá en este momento no podemos hacer todo eso, o no tenemos tiempo, pero eso no significa que todo el proyecto vaya a quedarse sin hacer; ¡quizá sí tengamos 2 minutos para pensar a qué taller llevarlo y buscar su número de teléfono! Eso es un progreso: una pequeña acción rápida que nos lleva un paso adelante.

Si rompes la regla 1, verás que hay proyectos en la lista que nunca se procesan. Otra cosa es que ocasionalmente saltes la prioridad de algunos ítems porque requieren una acción inmediata, pero eso no es procesamiento, es emergencia.

Intenta procesar en cola FIFO: añade por detrás y procesa por delante. Así evitarás que algunos elementos se queden demasiado tiempo sin procesar.

¿Y si el siguiente ítem no requiere o no se puede realizar una acción inmediata con él? Entonces: o es basura (deshéchalo), o es un elemento a incubar (añádelo a una lista de “Para algún día”).

Para procesar acciones tienes tres posibilidades, apréndetelas:

  • Haz la acción por tí mismo.
  • Delégala en otra persona más apropiada. Añadela a una lista de “En espera”, junto con el nombre de la persona en quien delegas.
  • Posponla, en una lista de “Siguientes acciones”.

Importante: una vez procesada una acción de un proyecto, ésta no puede volver a nuestra Bandeja de Entrada.

Organizar

Define relaciones naturales: ¿Qué cosas deben ocurrir para obtener el resultado final? ¿En qué orden? ¿Cuál es el elemento más importante para asegurar el éxito?

Lo más común que nos suele ocurrir es que enfocamos los proyectos de una forma “antinatural”: se nos presenta un proyecto y nos estrujamos los sesos buscando cómo hacerlo, y nos ponemos a la faena. En lugar de pensar en la secuencia consecutiva de pasos que nos lleva, efectivamente a la consecución de dicho proyecto.

El cerebro tiene la curiosa forma de trabajar de que és más fácil para nosotros entrever la consecución de un proyecto si nos “vemos” a nosotros mismos haciéndolo. Si no sabemos cómo encarar algo, cómo seguir o cuál es la meta, estamos perdidos. Piensa en cómo organizarías una fiesta, cómo montarías un armario o cómo organizarías tus vacaciones. Te darás cuenta de que en cada paso que compone cada uno de esos “planes” te ves a tí mismo hacíendolos. Haz lo mismo con todo.

Ya hemos hablado de una lista de “Para algún día”, otra de “En Espera” y de otra de “Siguientes acciones”. Aquí nos serviremos también de un Calendario. Añade al Calendario todo aquello que tenga que estar obligatoriamente en una fecha determinada. Este artefacto será el más importante de todos. No ensucies tu calendario con cosas que te gustaría que estuvieran para determinado día. Si no es obligatorio, no debe estar ahí.

Excepción: Puedes utilizar tu calendario para añadir notas periódicas como recordatorio de tus “Para algún día”, como: ¿Has terminado ya el libro de Robert C. Martin? ¿Has comprado las piezas del nuevo mueble?

Y hasta aquí por hoy, en el siguiente artículo veremos en qué consiste revisar y realizar. Nos leemos.


Fuente:
David Allen, Getting Things Done

Cómo conseguir realizar tus metas (I)

Recientemente leí un libro bastante conocido, Getting things done, de David Allen. Conocí el libro a través de la Red; en alguna página web que ahora no recuerdo daban una lista de los 10 imprescindibles para un programador, y entre los Pragmatic Programmer, Clean Code y otros clásicos aparecía éste como libro de temática diferente a la informática.

Me pareció interesante lo que proponía, así que decidí hacerme con él. Ahora que lo he terminado he pensado en hacer una pequeña serie de artículos resumiendo lo que cuenta, para que aquellos que lleguen a esta página tengan la oportunidad de obtener un pequeño resumen y decidan así si les interesa el tema o puede merecer la pena comprar el libro. Naturalmente yo no gano nada con hablar de él y esto no es un publireportaje, mi intención es simplemente exponer de forma resumida algunas notas interesantes que se cuentan en el libro y que creo que merece la pena conocer. Vamos allá.

De qué va

Este libro va orientado a aquellas personas que se ven frustradas porque no son capaces de terminar todo lo que quisieran, bien porque sus agendas están muy apretadas, porque son olvidadizos o simplemente porque se exigen demasiado a sí mismos. Si más de una vez has deseado que el día tuviera más de 24 horas para poder sentirte realizado, definitivamente merece la pena que dediques un rato lo que voy contarte.

Libera tu mente

La ansiedad viene causada por una falta de control, organización y acción. Nos pone nerviosos todas aquellas cosas, ideas y cuestiones pendientes que rondan nuestra cabeza, y cada vez que nos acordamos de ellas nos preocupa la posibilidad de olvidarlas o el hecho de que aún no están terminadas.

Saca de tu mente todas esas preocupaciones. Si hay una frase que puede resumir todo el libro, ésta es la frase.

Tu habilidad para conseguir terminar lo que te propones es directamente proporcional a tu habilidad para relajarte.

Y no conseguirás relajarte mientras tengas mil cosas rondándote la cabeza…

Todo aquello que está en tu mente es porque:

  • No has aclarado exactamente cuál es el resultado que esperas obtener.
  • No has decidido cuál es el siguiente paso a dar.
  • No has utilizado un sistema fiable que te permita acordarte de realizar el siguiente paso.

Por alguna de estas tres razones tienes las cosas en tu cabeza. Aquello que está en tu cabeza y que por tanto no está escrito en algún sitio te asalta de vez en cuando, ello genera una preocupación por hacerlo, lo cual conduce a la ansiedad y al estrés. Fíjate en una cosa:

Existe una relación inversamente proporcional entre la cantidad de cosas que hay en tu cabeza y la cantidad de cosas que estás haciendo.

Clarifica en qué consiste cada una de tus metas. Muchas veces lo que nos impide realizar lo que nos proponemos es que no sabemos muy bien qué es lo que nos proponemos. No tenemos claro cuál es el objetivo, el resultado que esperamos obtener. Este hecho hace que se atasquen tareas que nunca se terminan. Párate y piensa: ¿a dónde pretendo llegar con esto? Una vez tengas perfectamente clara cuál es la meta, y sólo entonces, reflexiona sobre cuál sería el siguiente paso que te acercaría a dicha meta. Entonces, define un sistema fiable en el cual tu mente pueda delegar el trabajo; es importante que el sistema sea fiable, porque si no no conseguirás liberar tu mente de todas aquellas cuestiones abiertas o pendientes.

¿Cuántos de nosotros tenemos algún proyecto en nuestra cabeza desde hace años que no hemos empezado por dejadez? Periódicamente, cuando sale el tema en una conversación nos viene a la mente con mayor o menor frustración: aprender idiomas, dejar de fumar, escribir una novela, buscar un nuevo partner en China o simplemente arreglar el goteo del grifo del cuarto de baño.

Al final todo esto es una cuestión de definición y organización de nuestro trabajo; en ningún caso nos vamos a olvidar de nuestras obligaciones, sino que vamos a pensar en ellas de forma más efectiva, porque vamos ayudarnos a recordar esas tareas cuando realmente tenemos que acordarnos: cuando tenemos los medios, el tiempo y la energía para realizarlas. Volveremos más adelante a estos tres conceptos que acabo de mencionar.

No trates de gestionar el tiempo; eso no depende de tí en muchas ocasiones; por el contrario, trata de gestionar acciones. Es decir: gestiona lo que vas a hacer con ese tiempo que tienes disponible.

En el siguiente artículo…

Presentaremos un enfoque horizontal y un enfoque vertical para afrontar nuestros proyectos y quehaceres diarios, tanto de la vida personal como del trabajo. Estos enfoques tienen como objetivo principal liberar nuestra mente delegando en un sistema de recordatorios fiable. El mejor sistema es aquél que nos permite acordarnos de lo que tenemos que hacer cuando lo tenemos que hacer. Este objetivo es realmente ambicioso, sería algo así como tener una secretaria pendiente de uno las 24 horas del día; veremos cómo nos podemos acercar lo máximo posible a esto.